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Art 1º Fica o Chefe do Poder Executivo Municipal autorizado a eliminar os documentos de arquivos utilizados como instrumento de apoio à administração e registro formal dos procedimentos administrativos, tidos ainda como elementos de prova e informação à população em geral e órgãos superiores de fiscalização.
§ 1º A documentação comprobatória dos atos administrativos, contábeis, financeiros e jurídicos praticados pelo Poder Executivo do Município de Junqueirópolis, apresentada por meio informatizado ou documental ao Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, após passados 8 (oito) anos da data do parecer favorável à aprovação das contas pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, poderão ser eliminados mediante ato próprio do Poder Executivo, com as devidas considerações e razões.
§ 2º Os documentos de mero expediente (esporádicos e/ou eventuais) poderão ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração, desde que transcorridos 5 (cinco) anos de sua emissão, facultando-se a digitalização e manutenção dos dados por meios informatizados.
Art 2º Os documentos que necessitarem sua manutenção para fins específicos, em tempo superior a 8 (oito) anos, só poderão ser eliminados após a digitalização integral e manutenção no arquivo de dados digital da municipalidade.
§ 1º Enquadram-se no caput deste artigo os seguintes documentos:
a) Os atos de pessoal, devido necessidade rotineira de expedição de certidões ou declarações em tempo superior a 5 (cinco) anos;
b) Os documentos que, mesmo aprovados pelos órgãos superiores de fiscalização, estiverem sub judice, aguardando decisão final;
c) Os documentos do setor de tributação, devido necessidades esporádicas de expedição de certidões para fins de comprovação da regularidade fiscal e/ou perante a Previdência Social; e
d) Os documentos do setor de nota fiscal de produtor rural, devido necessidades de expedição de certidões comprobatórias junto a Previdência Social.
§ 2º O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento eletromagnético, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil.
§ 3º Para cumprimento do disposto no § 2º, o Poder Executivo poderá contratar empresa do ramo privado para execução da digitalização na forma e parâmetros legais vigentes.
Art 3º Documentos considerados históricos para a municipalidade deverão ser mantidos em local próprio, podendo ser em biblioteca, museu ou no próprio centro administrativo do Poder Executivo, desde que devidamente protegidos da descaracterização, deterioração ou destruição.
Art 4º O Chefe do Poder Executivo deverá designar uma Comissão de avaliação documental, composta por 3 (três) servidores do quadro efetivo, para procederem a catalogação ou redução a termo, dos tipos de documentos, quantidades ou tempestividades de referência, antes de proceder-se a eliminação.
Parágrafo único. Antes da eliminação dos documentos será publicado um extrato sintético dos documentos que serão destruídos, visando assim cumprir com os princípios do art. 37 da Constituição Federal do Brasil.
Art 5º Todos os documentos oficiais expedidos a partir da vigência desta Lei, deverão preferencialmente serem de forma "digital", visando assim evitar o acúmulo de papéis, colaborar com o meio ambiente e atender aos princípios constitucionais da eficiência, economicidade, transparência e celeridade dos atos públicos.
Art 6º O Chefe do Poder Executivo Municipal fica autorizado a baixar regulamento dos procedimentos internos a serem adotados, desde que não contrarie o disposto nesta Lei.
Art 7º Esta Lei entrará em vigor na data de sua publicação.